Для здобувачів освти групи № 12 (12.03.2020р.)

Конспект уроку для дистанційного навчання  
Дата проведення дистанційного уроку : 12.03.2020 року.

Урок № 30

Тема: Поняття документу. Загальні правила оформлення документів

Мета :

•        навчальна: розглянути поняття документа, загальні правила оформлення документа.

•        розвиваюча: розвивати логічне мислення; формувати вміння діяти за інструкцією, планувати свою діяльність, аналізувати i робити висновки;

•        виховна:  виховувати інформаційну культуру учнів, уважність, акуратність, дисциплінованість

План 

1. Тлумачення терміну "Документ"
2. Класифікація документів
3. Документообіг

       Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Документ - матеріальний носій інформації.

Документи класифікуються за такими ознаками:спосіб фіксації інформації;зміст;назва;вид;складність; місце складання; термін виконання;походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше. Документ - матеріальний носій інформації.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові,   до   яких  належать   усі  рукописні  та  машинописні документи,     виготовлені    за    допомогою    друкарської    та розмножувальної оргтехніки;
• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
• фото-   й   кінодокументи   -   такі,   що   створені   способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки.   На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
• фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). 

За змістом документи поділяють на: 

• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачально-збутові та ін. 

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За видами документи поділяють на:

• -типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;
• -трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. 

За складністю документи бувають:

• -прості, що містять інформацію з одного питання (слід   урахувати,   що   прості   документи   легше   оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук).
• -складні, які містять інформація щодо двох і більше питань. 
• За місцем складання розрізняють такі документи:
• -внутрішні,   що   стосуються   внутрішніх   питань   підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі;
• -зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. 

За терміном виконання документи бувають:

• термінові,   що   виконуються  у   строки,   встановлені  законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). 

За терміном зберігання: 

• Постійного зберігання;Тривалого зберігання (понад 10 років);
• Тимчасового зберігання (до 10 років). За юридичною силою документи поділяються на справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. 

За походженням документи поділяються на:

• службові,   що   стосуються   діяльності   підприємства (організації, установи, фірми);
• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). 

За гласністю документи бувають:

• -звичайні;для службового користування (ДСК);
• -таємні;конфедиційні та інші. 
• За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:
• -оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;
• -копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: 
• -відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); 
• -витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); 
• дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). 

Документообіг — це рух документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові; це комплекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями. 

Вимогами дотримання документообігу є:

а) проходження документів найшвидшим шляхом через найменшу кількість інстанцій, що приведе до мінімуму переміщення документів;

б) розподіл документів між працівниками відповідно до їх функціональних обов'язків;

в) зумовленість переміщення документів службовою необхідністю, вилучен­ням зайвих, дублюючих інстанцій;

г) одноманітність маршруту і складу технологічних операцій для деяких категорій документів, одноразовість виконання кожної операції. Документообіг

Документообіг як технологічний процес поділяється на кілька складових частин - документопотоків:

1) потік документів, що надійшли до установи;

2) потік документів, що відправляються з установи;

3) потік внутрішніх документів. Кількість документів кожного потоку за певний період (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу. Документообіг

Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для підрахунку чисельності працівників документаційної служби, вибору типів і кількості засобів механізації та автоматизації обробки інформації, визначення ступеня завантаження структурних підрозділів та окремих працівників.  Зіставлення обсягу документообігу за кілька років дає змогу своєчасно виявити тенденцію його збільшення і виробити заходи щодо скорочення кількості документів. 

Щоденному обліку підлягають усі без винятку документи (ті, що надійшли та ті, що були отримані при обробці, внутрішні документи). Загальний документообіг у структурі підраховується за групами і видами документів, реєстраційними формами, структурними підрозділами. Обсяг документообігу в установі аналізується щоквартально, всі дані доповідаються керівництву для прийняття управлінських рішень щодо вдосконалення роботи з документами.